WAAROM HET KAMPVUUR VOLGENS JEROEN:

Het gaat om wat de deelnemer achter zijn scherm beleeft

Ik zie een prachtige kans om de opzet van online bijeenkomsten een kwaliteitsboost richting de toekomst te geven. Niet alleen omdat werken op afstand het nodig maakt om daar nieuwe vormen voor te vinden. Vooral omdat het ons allemaal kan helpen echt te gaan denken en organiseren vanuit de vraag wat nu eigenlijk de bedoeling is van dat moment. En welke opzet daar dan het beste bij past. Als het ons lukt om daarin werkelijk te innoveren, gaan we daar ook later -als (hybride) bijeenkomen weer kan- met z’n allen de vruchten van plukken.

Organiseer menselijke interactie

Tijdens de eerste corona golf proefden we al aan de mogelijkheid om niet meer overal naartoe te hoeven. Denk aan medische congressen waar duizenden mensen naartoe vliegen, die dan vervolgens hun jetlag zitten uit te slapen in het auditorium. Inmiddels beseffen we dat techniek dat soort bewegingen nóg onnodiger gaat maken. Waarom zou ik als hartchirurg  naar Sydney te vliegen om inhoud tot me te nemen die me ook op een andere manier kan worden aangeboden? In de spontane interactie en de informele netwerkmomenten tijdens zo’n event zit de meerwaarde, dus juist dát zullen we  innovatiever moeten oplossen. We zullen het moeten gaan omdraaien, zodat de menselijke interactie die leidt tot verbinding, uitwisseling, en nieuwe ideeën leidend is in hoe we organiseren.

Verantwoording afleggen is lastiger

In de praktijk zie ik dat organisaties het lastig vinden om de switch te maken. Over wat planbaar is, kan je verantwoording afleggen. Als je naar een congres gaat, weet je precies wat je krijgt voor het budget wat je besteedt. Maar als je nieuwe, moeilijk toetsbare vormen gaat verzinnen, is accountability veel lastiger. Hoe verantwoord je bijvoorbeeld het resultaat van drie dagen meelopen met een collega in een buurland? Het vraagt dus ook om lef in die organisaties om mensen zelf te laten kijken wat er nodig is, wat ze zouden willen leren en in welke vorm.

Grote vraag naar online bijeenkomsten

In mijn videoproductie business, is sinds de start van de corona crisis een grote vraag ontstaan naar het faciliteren van live online bijeenkomsten en events. In eerste instantie was dat vooral een praktische vraag, want onbekend maakt onbemind: ‘Er gaat zo veel mis als wij zelf een tool als Zoom proberen te gebruiken, kan jij ervoor zorgen dat de meeting in ieder geval technisch vlekkeloos verloopt?’ Ik werk vooral voor maatschappelijke organisaties, gemeenten, projectontwikkelaars en medische verenigingen. Uiteraard help ik hen daar graag bij, zodat hun werk niet stil hoeft te vallen. Maar nu we inmiddels ruim in de tweede golf zitten, zijn me wel een aantal dingen gaan opvallen.

Power Points uit de jaren ’90

Het lijkt alsof mensen een soort onbewuste overtuiging hebben dat een online bijeenkomst nu eenmaal eruit ziet zoals het eruit ziet. Ze denken niet meer na over of en hoe het ook anders zou kunnen. Wat mij verbaast zijn de ellenlange, volgestampte power points die gretig worden gedeeld met die -kennelijk aantrekkelijke- knop ‘share screen’. De inhoud van die presentaties lijkt recht uit de jaren 90 te stammen, toen we met z’n allen nog niet hadden ontdekt dat kort en krachtig, beeldend en verhalend presenteren veel effectiever is om je publiek te boeien. Achter de knoppen voel ik de Zoom-moeheid met het online publiek mee. En nee, een poll erin stoppen zodat je het puntje ‘interactie’ kan afvinken, gaat dat niet oplossen.

Mogen experimenteren

Teruggrijpen naar wat je kent, is natuurlijk ook een logische reflex als alles om je heen ineens anders is. Langzaam beginnen mensen nu na te denken over hoe het toch (op termijn) anders kan. Zeker in grote organisaties, waar veel mensen zich met de inhoud van een event willen bemoeien, levert dat voor degenen met innovatieve ideeën vaak nog een achterhoedegevecht op. En voor mij als uitvoerend producent dus ook. Wat er nodig is, is het besef dat zoeken ok is. We weten allemaal dat er iets anders nodig is. Bedenk wat je wil bereiken, bedenk een vorm erbij en ga dat uitproberen.

Door het scherm heen communiceren

We kunnen heel veel leren van televisie. Programmamakers zijn gewend om door het scherm heen te communiceren. Over de techniek, de formats en opbouw is heel goed over nagedacht. Die beproefde logica kan je prima benutten voor online live communicatie. De kern zit hem voor mij in eerst en voor alles nadenken over wat de persoon aan de andere kant beleeft. En in ieder bouwblok van een online event verzinnen hoe je zenden kan omvormen naar gesprek en interactie. Wat is de essentie van een participatiebijeenkomst bijvoorbeeld? Je gehoord voelen, antwoord op je vragen krijgen of op zijn minst weten dat je opmerkingen bij de juiste mensen terecht komen. Daar moet de vorm ruimte aan geven.

Event als stap in een proces

Moet echt álles inhoudelijk kennis of informatie op dat moment overgepompt worden? Of kan je het ook modulair opbouwen, zodat belangrijke informatie vooraf is gedeeld, input en vragen al zijn opgehaald en zodat inhoudelijk vervolggesprek tussen deelnemers juist achteraf in kleiner verband kan volgen? Op eigen initiatief. Als je er zo naar gaat kijken, zal de live bijeenkomst vooral nog over online interactie, activatie en inspiratie gaan. In trainingstermen focus je rond een sessie altijd op knowledge – skills – attitude. Op attitude (houding) zullen we nu ook in online events onze pijlen moeten richten. Daarmee kan je mensen openen en activeren Mensen moeten met elkaar iets op kunnen bouwen. Afstand of niet.

De toekomst van online events

Als ik me de toekomst van online events -nieuwe stijl- voorstel, dan zie ik voor me dat een manager de organisatoren niet de opdracht geeft om het jaarlijkse congres of de vaste personeelsbijeenkomst te gaan plannen, maar hen uitdaagt om iets neer te zetten dat er helemaal op gericht is om de deelnemers te inspireren en in de actiestand te zetten. Een online event maakt dan dus deel uit van een totaalpakket, waarbij  gedetailleerde info en  vervolgacties of -interactie op een andere manier en op andere momenten plaatsvindt.

Hoe journalistike, voorlichting en interactie samengaan

Een goed voorbeeld van online interactie zag ik onlangs bij de gemeente Hilversum. Daar mocht ik meewerken aan een online informatieavond over betaald parkeren. In plaats van een traditionele voorlichtingsavond maakten we hier een online talkshow. Een gespreksleider ging op een journalistieke manier in gesprek met de beleidsmedewerker parkeren en de wethouder en stelde hen kritische vragen die via de chat waren gesteld. Daardoor had je echt het gevoel dat de mensen van de gemeente door een objectief iemand aan de tand werden gevoeld. Het werd ook transparant gemaakt dat vragen die niet aan de orde konden komen wél bij de juiste persoon terecht zouden komen. In drie kwartier tijd leverde dit een fantastisch dynamisch gesprek op. In de chat kwam ook een hoop oud zeer terug, maar de extra winst voor het verloop van de bijeenkomst was dat de moderator ook dat geluid de ruimte kon geven, zonder dat de bijeenkomst kon worden gekaapt door de deelnemers met de hardste stemmen. Zoals in live bijeenkomsten natuurlijk wel eens wil gebeuren.  Het resultaat: een strakke bijeenkomst waar alles in zat. Zo maak je het menselijk en behapbaar.

Kampvuur stoken

Om aandacht online vast te houden, zal je hoe dan ook harder moeten werken. Content afwisselen werkt goed, bijvoorbeeld met leaders, introductiefilmpjes, vraagblokjes enzovoorts. En natuurlijk met een goed verhaal. Beperk die power point tot een paar bullets in beeld en zorg dat je een pakkend verhaal kan vertellen om je punt te maken en mensen mee te krijgen. Daar komt dus storytelling om de hoek. Ook visueel moet je een verhaal willen vertellen. De toon, het licht, de camerawerking, alles kan samenwerken om ook emotioneel mensen erbij te halen. Mensen moeten er iets bij voelen om daarna iets moois met elkaar te doen. Maar van die online bijeenkomst ook een kampvuurtje.

Eerste stap

Dat besef is er nog onvoldoende bij mijn opdrachtgevers. Het gaat nog steeds over het delen van informatie. Het moment waarop we content en interactie los van elkaar gaan trekken, is nog ver weg. Een eerste stap is een tussenvorm, waarin niet hele gedetailleerde content wordt gedeeld, maar we vooral op empathie en emotionele overtuiging inzetten. Vanuit de essentie van wat je wil bereiken kies je de techniek én de werkvormen. Zo wordt je bijeenkomst een stap in een online proces dat echt waarde toevoegt. Afstand of geen afstand.