De worsteling van een betrokken manager op afstand

Hoe zet je op afstand een team in zijn kracht?

Een gesprek met Henk, Teammanager Grotestedenbeleid

Henk is te laat voor onze afspraak. Ik sta net op het punt hem een bericht te sturen met het voorstel om ons gesprek te verplaatsen als hij Teams ‘binnenkomt rennen’. Hij biedt zijn excuses aan omdat hij te laat is en vertelt dat hij net uit een ingewikkeld gesprek komt. Hij blaast even stoom af en daardoor maken we meteen op een andere manier verbinding met elkaar dan als ik gewoon was begonnen met mijn lijstje interviewvragen. En dat is eigenlijk wel fijn…

Eind vorig jaar leerde ik Henk online kennen als we praten over wat hij nodig heeft om als teammanager binnen een gemeente leiding te geven aan thuiswerkers. Ik raak geïnspireerd door de manier waarop hij over zijn team praat en hoe hij zijn team leidt, juist omdat hij iets doet wat ik vaak heb gemist in mijn carrière. Hij beschermt zijn team zoveel mogelijk tegen de nukken van de organisatie. Dit zorgt logischerwijs voor meer verbinding binnen het team. Maar Henk stelt zichzelf wel de vraag of zijn houding mogelijk de verbinding met de rest van de organisatie belemmert.

Teammanager, powerlifter & coach

Sinds twee jaar bekleedt Henk deze functie, daarvan dus de helft in coronatijd. Samen met zijn team is hij verantwoordelijk voor het grotestedenbeleid op het gebied van Economie, Wonen, Cultuur en Duurzaamheid. Het is nogal wat… Maar gelukkig heeft Henk het allerleukste team vertelt hij trots. De overstap naar deze stad was zeer bewust. Een stad met toch een wat negatief imago, die hem in positieve zin heeft geraakt. Er is veel te doen en dat vindt hij nou juist zo leuk!

Dat verbaast me niets als je weet dat Henk naast 4 dagen ambtenaar ook nog eens 3 dagen in de week ondernemer is. Hij vertelt enthousiast dat hij en zijn partner bezig zijn met een nieuw bedrijfspand voor powerlifting en coaching. Als ik voor het uitwerken van dit verhaal op de website rondkijk, realiseer ik me dat de manier waarop Henk zijn team leidt overeenkomt met zijn levensfilosofie: hij gaat uit van de kracht van mensen, probeert hun potentieel open te breken en wil dit voor iedereen toegankelijk maken. Binnen de overheid, waar vaak het ‘beste jongetje’ van de klas manager wordt, is deze focus op de mens achter de ambtenaar zeldzaam en verfrissend.

Leidinggeven in coronatijd

Twee derde van het team van Henk woont niet in de stad en dat maakt dat je niet alleen het risico loopt om verbinding met elkaar te verliezen, maar ook met de stad waarvoor je werkt. Dat doet iets met de kwaliteit van je werk, maar ook met je motivatie. Het in contact staan met die samenleving zorgt nu eenmaal ook voor veel werkplezier.

Voor de coronacrisis stuurt Henk zijn team aan ‘by walking around’, iets dat op afstand natuurlijk onmogelijk is. Hij geeft ruiterlijk toe dat hij niet het meest georganiseerde type is en hij kreeg op een gegeven moment van zijn team zelfs de vraag: “Henk, waar ben je?”. Maar Henk was druk, te druk voor zijn team. Wat natuurlijk bizar is als je teammanager bent. Hij gooit het roer om en neemt weer echt tijd voor zijn team, onder andere door regelmatig spontaan te bellen met medewerkers. Hij heeft wat meer aandacht voor iedereen in zijn team die nieuw en jong is, zij blijken het toch het meest lastig te hebben met het werken op afstand.

Online een wekelijks koffiepraatje inplannen heeft even gewerkt, wat hij bijvoorbeeld nu weer doet is in zijn alle overleggen de eerste 10 minuten over van alles praten behalve werk. Ik vind het een interessante variant op het standaard rondje aan het begin om te vragen hoe het met iedereen gaat, wat na een keer of drie toch gaat vervelen als iemand weer zegt: “Tja, saai hè? We zijn dit weekend maar weer gaan wandelen…”

Ook organiseert hij digitale inloopspreekuren en worden er door zijn team online borrels georganiseerd, toevallig dezelfde middag nog van ons gesprek. Stiekem ben ik een beetje jaloers, ik snak ook naar een veel te gezellige borrel met collega’s. Zelfs als dat online is…

Uiteraard zie ik de metafoor van verschillende soort kampvuurtjes stoken waarbij iedereen even mens mag zijn, even wat anders dan alleen maar werk. Al benoemen we dat niet zo letterlijk in ons gesprek.

Onveiligheid & verbinding

We komen nog even terug op het lastige gesprek. Als je met elkaar praat via een beeldscherm is het minder makkelijk om een ‘benen op tafel’ gesprek te hebben, heel belangrijk als je de verhoudingen goed wil houden. Ondanks dat er niet meer geroddeld kan worden bij de koffieautomaat, lijkt het praten over elkaar juist nú erger te worden. Als ik vraag of een gevoel van onveiligheid en verbinding samengaan is Henk resoluut: “Nee, dat gaat absoluut niet samen.” Door de coronacrisis en het werken op afstand wordt veel pijnlijker duidelijk wat er gebeurt als er te weinig verbinding is: je gaat stappen achteruit, wat slecht was wordt nog slechter.

Uitgaan van de kracht van mensen

Henk verdedigt zijn team met hand en tand: “Kom je aan mijn team dan gaat je kop eraf.” Verbaal blijft hij netjes, maar non-verbaal is hij een open boek. Al vertelt hij dat hij zich steeds vaker realiseert dat het niet altijd goed is als hij tussen zijn team en de organisatie gaat staan.

Henk en ik lijken hierin op elkaar. Ook ik heb de neiging om mensen te beschermen tegen organisaties waarvan ik vind dat ze niet goed genoeg voor mensen zorgen. Maar door Henk ben ik kritisch gaan kijken naar mijn eigen houding, net zoals hij dat doet. Dat ik vind dat organisaties iets niet voldoende doen is eigenlijk totaal niet belangrijk. Wat veel belangrijker is dat je mensen, waar ze dat uiteraard zelf willen, helpt vanuit hun kracht te werken, weerbaar te maken tegen dingen die nu eenmaal gebeuren in organisaties en zo hun hun potentieel open te breken. En zo heeft Henk me door dit gesprek ook weer wat meer in mijn kracht gezet…

Meer inspiratievonken van ons en anderen vind je hier.